Cách soạn thảo, trình bày văn bản đúng chuẩn Việt Nam trên Word

Soạn thảo văn bản là công việc quen thuộc của dân văn phòng, đặc biệt là cán bộ, công chức, viên chức. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách trình bày văn bản đúng chuẩn theo quy định của Việt Nam hiện nay. (Bài viết luôn cập nhật liên tục những Quy định và Nghị định mới nhất).

III. Các quy định cần biết khi thực hiện soạn thảo văn bản theo Quy chuẩn Việt Nam hiện nay

Bài viết được thực hiện trên máy tính với phiên bản Word 2013, được viết đúng chuẩn theo Thông tư 01/2011/TT-BNV và cập nhật thêm những chỉnh sửa theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngoài ra cũng có thể thực hiện trên các phiên bản Word 2003, 2007, 2010, 2016 với thao tác tương tự..

I. Hướng dẫn soạn thảo văn bản theo đúng chuẩn Việt Nam

1. Khởi động phần mềm gõ Tiếng Việt Unikey

1 bộ gõ phím Tiếng Việt sẽ giúp bạn thực hiện văn bảng cực dễ dàng, bạn có thể sử dụng phần mềm Unikey với bảng mã Unicode và kiểu gõ Telex vì nó rất ít xảy ra lỗi Font.

Khởi động phần mềm gõ Tiếng Việt Unikey

Khởi động phần mềm gõ Tiếng Việt Unikey

2. Các chức năng trên thanh Ribbon cần thiết cho việc trình bày văn bản

  • Home: Giúp bạn tùy chỉnh Fonts chữ, cỡ chữ, căn lề
  • Insert: Chèn bảng biểu, hình ảnh và đồ thị.
  • Page Layot: Tùy chỉnh lề, hướng giấy, bố cục văn bản.
  • Resfrences: Chèn mục lục, tiêu đề bảng biểu, đồ thị.
  • Maillings: Hỗ trợ trộn tài liệu.
  • Review: Chỉnh sửa cũng như comments trên tài liệu.
  • View: Tùy chỉnh cách hiển thị vùng soạn thảo.

Trình bày văn bản

Trình bày văn bản

3. Thiết lập những chỉnh sửa phù hợp cho 1 văn bản chuẩn Việt Nam

Việc hiểu rõ và biết được cách thiết lập file Word chuẩn cũng như các quy tắc gõ văn bản trong Word cũng là 1 việc rất cần thiết để có được 1 văn bản đúng chuẩn bạn nhé.

Bước 1: Chỉnh lại đơn vị tính mặc định của Word là Inches thành Centimeters (cm) bằng cách:

Vào File > Chọn Options > Chọn Advanced > Ở mục Display đổi Inches thành Centimeters (cm).

Vào File.

Vào File

Vào File

Chọn Options.

Chọn Options

Chọn Options

Chọn Advanced > Ở mục Display đổi Inches thành Centimeters (cm)

Chọn Advanced > Ở mục Display đổi Inches thành Centimeters (cm)

Chọn Advanced > Ở mục Display đổi Inches thành Centimeters (cm)

Bước 2: Chỉnh lại khổ giấy như sau:

Vào thẻ Layout > Mục Page Setup > Chọn Size > Chọn khổ giấy A4

Chỉnh lại khổ giấy

Chỉnh lại khổ giấy

Bước 3: Căn lề cho văn bản theo đúng chuẩn Việt Nam.

Vào thẻ Layout > Mục Page Setup > Chọn Margins > Chọn Custom Margins..

Vào thẻ Layout > Mục Page Setup > Chọn Margins > Chọn Custom Margins..

Vào thẻ Layout > Mục Page Setup > Chọn Margins > Chọn Custom Margins..

Hộp thoại Margins hiện lên chúng ta căn lề theo “Tiêu chuẩn vàng” là 2 – 2 – 3 – 2 theo thứ tự Top (trên) > Bottom (dưới) > Left (trái) > Right (phải).

Ngoài ra bạn cũng có thể chọn hướng giấy cho văn bản của mình theo Chiều dọc (Portrait) hoặc Chiều ngang (Landscape).

Chỉnh

Chỉnh

Bước 4: Lựa chọn Fonts chữ và cỡ chữ: Kiểu chữ chuẩn là Times new Roman và cỡ chữ 13 hoặc 14

Mẹo: Để có 1 văn bản đẹp và đúng quy chuẩn thì hãy lựa chọn Font chữ cho phù hợp với hoàn cảnh và nhớ kiểm tra lại Font chữ và cỡ chữ trong đoạn văn tránh trường hợp chữ to chữ nhỏ nhé.

Chọn Font

Chọn Font

Bước 5: Sau đó bạn tiến hành soạn thảo văn bản, sau khi soạn thảo văn bản xong bạn hãy giãn cách dòng cho toàn bộ văn bản.

Mẹo: Bạn nên soạn thảo văn bản 1 cách ngắn gọn dễ hiểu nhất, tránh viết quá dài dòng và nhớ chú ý đến lỗi chính tả nhé!!

Nhấn Ctrl +A để quét toàn bộ văn bản > Nhấn vào ô Line and Paragraph Spacing

Nhấn vào ô Line and Paragraph Spacing

Nhấn vào ô Line and Paragraph Spacing

Ở ô Line Spacing chọn 1,5 inches.

 Line Spacing

Line Spacing

Bước 6: Căn đều 2 bên của văn bản

Canh đều

Canh đều

Căn đều 2 bên của văn bản

Bước 7: Lưu File lại và hoàn thành.

II. Bố cục 1 văn bản chuẩn theo quy định của Việt Nam

 Bố cục 1 văn bản chuẩn theo quy định của Việt Nam

Bố cục 1 văn bản chuẩn theo quy định của Việt Nam

Trong đó:

  • 1: Quốc hiệu
  • 2: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
  • 3: Số, ký hiệu của văn bản
  • 4: Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
  • 5a: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
  • 5b: Trích yếu nội dung công văn
  • 6: Nội dung văn bản
  • 7a,7b,7c: Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
  • 8: Dấu của cơ quan, tổ chức
  • 9a,9b: Nơi nhận
  • 10a: Dấu chỉ mức độ mật
  • 10b: Dấu chỉ mức độ khẩn
  • 11: Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
  • 12: Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
  • 13: Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
  • 14: Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail: địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax
  • 15: Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản)

III. Các quy định cần biết khi thực hiện soạn thảo văn bản theo Quy chuẩn Việt Nam hiện nay

1. Bắt buộc dùng phông chữ Times New Roman

Hiện nay quy định cụ thể của phông chữ phải là phông chữ tiếng Việt Times New Roman với bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Cỡ chữ và kiểu chữ không có quy định chung mà phụ thuộc vào từng vị trí và thành phần của văn bản.

2. Chỉ sử dụng khổ giấy A4 cho tất cả các loại văn bản

Hiện nay, tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng chung khổ giấy A4 (210mm x 297mm)

Lưu ý:

Văn bản được trình bày theo chiều dài của khổ A4, trường hợp văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành phụ lục riêng thì có thể được trình bày theo chiều rộng.

3. Thay đổi cách đánh số trang văn bản

Số trang văn bản phải được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và cũng không hiển thị số trang thứ nhất.

4. Phải ghi cả tên cơ quan chủ quản

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm: tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp.

Đối với tên cơ quan chủ quản trực tiếp ở địa phương phải có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc quận, huyện, thị xã, thành phố hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan đóng trụ sở.

Được phép viết tắt những cụm từ thông dụng.

Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 12 tới 13, đứng, đậm, đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản trực tiếp. Trong đó, tên cơ quan chủ quản trực tiếp viết chữ in hoa, đứng, cỡ chữ 12 tới 13.

Những cụm từ được viết tắt:

  1. Nghị quyết (cá biệt): NQ
  2. Quyết định (cá biệt): QĐ
  3. Chỉ thị (cá biệt): CT
  4. Quy chế: QC
  5. Quy định: QyĐ
  6. Thông cáo: TC
  7. Thông báo: TB
  8. Hướng dẫn: HD
  9. Chương trình: CTr
  10. Kế hoạch: KH
  11. Phương án: PA
  12. Đề án: ĐA
  13. Dự án: DA
  14. Báo cáo: BC
  15. Biên bản: BB
  16. Tờ trình: TTr
  17. Hợp đồng: HĐ
  18. Công văn
  19. Công điện: CĐ
  20. Bản ghi nhớ: GN
  21. Bản cam kết: CK
  22. Bản thỏa thuận : TTh
  23. Giấy chứng nhận: CN
  24. Giấy ủy quyền: UQ
  25. Giấy mời: GM
  26. Giấy giới thiệu: GT
  27. Giấy nghỉ phép: NP
  28. Giấy đi đường: ĐĐ
  29. Giấy biên nhận hồ sơ: BN
  30. Phiếu gửi: PG
  31. Phiếu chuyển: PC
  32. Thư công

5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ khái quát được nội dung chủ yếu của văn bản.

Lưu ý:

  • Tên loại và trích yếu được đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản. Tên loại trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, đứng, đậm.
  • Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, chữ thường, cỡ 13 đến 14, đứng, đậm. Bên dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

6. Bổ sung yêu cầu trình bày căn cứ ban hành văn bản

Căn cứ ban hành văn bản ghi đầy đủ tên, loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành và trích yếu nội dung văn bản

Lưu ý:

  • Luật và Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu và cơ quan ban hành.
  • Trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14 trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Sau đó mỗi căn cứ phải xuống dòng có dấu chấm phẩy, dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm.

7. Chữ ký của người có thẩm quyền

Nghị định mới đã bổ sung chữ ký số của người có thẩm quyền.

Lưu ý:

Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Netwwork Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.

8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức

Phần này là phần mới được thêm vào nên bạn hãy lưu ý đừng bỏ sót phần này nhé

Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính thực hiện như sau:

- Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, chỉ thực hiện ký số văn bản và không ký số lên văn bản kèm theo;

- Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử phải thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo. Vị trí: góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.

Lưu ý:

Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kich thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.

9. Bổ sung quy định về Phụ lục

Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về Phụ lục đó.

  • Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
  • Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen.
  • Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục (Kèm theo văn bản số .../...-... ngày .... tháng ....năm ....) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.
  • Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.
  • Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục.
  • Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản

Lưu ý:

  • Không thực hiện chữ ký số lên Phụ lục.
  • Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin kèm theo.
Có thể bạn muốn đọc
Tự học lập trình web bắt đầu từ đâu?

Lập trình web là ngành nghề xu hướng cực HOT trong thời đại số hiện nay. Vì thế theo thống kê ngày càng có nhiều người “lựa chọn” nghề để phát triển. Tuy nhiên với những người mới học thường khá bối rối,

Cách thiết lập môi trường ảo Python trên Windows 10

Giống như các ngôn ngữ khác, Python có thể tải, lưu trữ và phân giải các gói packages. Tạo môi trường Python ảo sẽ cho phép bạn làm việc trên một bản sao (môi trường) Python riêng biệt cho từng dự án cụ thể mà không can thiệp hoặc ảnh hưởng đến hoạt động của các dự án khác.

Cách sửa lỗi nút Show Desktop không sử dụng được trên Windows 10

Nếu nút Show Desktop trên Windows 10 bỗng bị thiếu hoặc không hoạt động thì bài viết sẽ hướng dẫn bạn cách khắc phục sự cố.

Cách tạo tài khoản ChatGPT tại Việt Nam

ChatGPT được dự đoán là công nghệ sẽ bùng nổ vào năm 2023. ChatGPT là chatbot trí tuệ nhân tạo, được phát triển bởi OpenAI, có thể trả lời mọi điều mà bạn hỏi hoặc một chủ đề nào đó. ChatGPT trả lời không hề mang lại cảm giác như một cái máy trả lời, mọi câu trả lời rất “thật”. Dưới đây là cách đăng ký tài khoản ChatGPT chat với Ai.

Thủ thuật tìm kiếm trên Google

Trong quá trình làm việc và giảng dạy của mình, tôi nhận thấy hầu hết các bạn đang còn thiếu một kỹ năng rất quan trọng trong thời đại thông tin số bùng nổ như hiện nay, đó chính là kỹ năng ứng dụng các thủ thuật tìm kiếm trên Google. Hiện nay Google đang chiếm khoảng ~85% lượng người dùng tìm kiếm thông tin trên toàn thế giới (*), có khoảng ~95% người dùng tìm kiếm trên Google ở Việt Nam (**). Những con số trên cho ta thấy sự bành trướng của gã khổng lồ Google, ta cũng không thể phủ nhận những tiện ích, thông tin mà Google mang lại cho chúng ta. – Nếu bạn là học sinh, sinh viên: hàng ngày bạn phải dùng Google để tìm kiếm thông tin phục vụ cho quá trình học tập của mình. – Nếu bạn là người đi làm: hàng ngày bạn dùng Google để tìm kiếm thông tin đối tác, khách hàng… – Nếu bạn là dân SEO: hàng ngày bạn dùng Google để tìm website để building link, tìm tài liệu… – Dù bạn là ai thì tôi chắc chắn bạn đã dùng Google để tìm kiếm thông tin (nhất là khi bạn đang đọc bài viết này bằng các tìm kiếm trên Google).

Cập nhật hồ sơ  Pi Network

Pi Network là dự án miễn phí mang tính cộng đồng rất lớn, là dự án tiền điện tử lớn nhất hiện nay với lượng người đang theo đuổi là hơn 50 triệu người. Sau 3 năm triển khai thì cuối năm nay Pi sẽ đến giai đoạn mainnet, lên sàn và mọi người có thể giao dịch, mua bán số Pi của mình.